Video dari youtube
MAKALAH SOFTSKILL
Manajemen
Proyek Dan Resiko
NAMA
KELOMPOK :
Farid
Mahdi (23114976)
Ridwan
Baehaqi (2D114093)
Putra
Cahya Nugraha (28114568)
KELAS:
3KB02
Universitas
Gunadarma
2016/2017
Materi BAB 7
Manajemen Biaya
1. Pentingnya Project Cost Management
Pentingnya manajemen biaya harus diselaraskan dan menjadi bagian dari
strategi pertumbuhan perusahaan, tantangannya adalah tidak hanya untuk biaya
yang lebih rendah tetapi juga untuk 'keluar berinvestasi' pesaing pada
pertumbuhan. Ada empat prinsip untuk mencapai hal ini melibatkan
penggunaan penjualan ambisius dan target pertumbuhan laba, disesuaikan biaya
target pengurangan, pemotongan biaya selektif dan kemampuan organisasi
ditingkatkan.
Namun demikian, beberapa masalah dengan pemotongan biaya program; karena
biaya tahun 1980-an program memotong telah menjadi bagian integral dari
kehidupan perusahaan dalam mencari keuntungan meningkat, itu tidak mengarah
pada keuntungan sementara dalam efisiensi Namun, sementara membantu untuk
memenuhi target laba mereka jarang menyebabkan peningkatan berkelanjutan dalam
posisi kompetitif.
2.
Pengertian Cost dan Project Cost Management
Cost atau
Biaya adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai tujuan
spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya.Biaya pada umumnya diukur
dalam satuan keuangan seperti dollar, rupiah, dsb
Project Cost
Manajemen atau Manajemen Biaya Proyek adalah proses yang dibutuhkan untuk
menjamin bahwa proyek dapat diselesaikan sesuai dengan budget yang telah
disepakati.
3.
Proses Project Cost Management
Terdapat 3 proses dalam biaya manajemen proyek
yaitu:
·
Cost
estimating
Cost
estimating melibatkan pengembangan suatu perkiraan atau estimasi biaya dari
resource yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek. Project manager harus
menentukan estimasi biaya dengan teliti jika ingin menylesaikan proyek dengan
batasan biaya yang ada. Salah satu hasil penting dari project cost management
adalah suatu cost estimate. Secara normal project manajer mempersiapkan
beberapa tipe dari cost estimate untuk banyak proyek. Ada tiga tipe cost
estimating, yaitu : Rough order magnitude (ROM) estimate, Budgetary estimate,
dan Definitive estimate. Cost management plan adalah suatu dokumen yang
menggambarkan bagaimana organisasi akan mengatur perbedaan biaya dalam proyek.
·
Cost budgeting
Cost
budgeting melibatkan pengalokasian estimasi biaya untuk pekerjaan perorangan
dalam setiap waktu. Pekerjaan tersebut didasari pada WBS proyek yang
dikerjakan. Tujuan utama dari cost budgeting adalah untuk menghasilkan suatu
cost baseline untuk memastikan performa proyek dan kebutuhan proyek. Suatu cost
baseline adlah suatu tahapan waktu dari budget yang digunakan oleh project
manager untuk memastikan dan memantau penggunaan biaya. Cost budgeting juga
menyediakan informasi untuk pembiayaan kebutuhan.
·
Cost control
Project cost
control termasuk memantau penggunaan biaya, dan memastikan hanya perubahan
proyek yang sesuai yang dimasukkan dalam suatu cost baseline yang telah
ditinjau kembali dan menginformasikan stakeholder mengenai perubahan proyek
yang disahkan yang akan mempengaruhi biaya. Cost baseline, performace report,
perubahan yang diinginkan, dan pembiayaan kebutuhan proyek merupakan input
untuk proses cost control.
Cost Estimation Tools & Techniques
·
Analogous Estimates ( Top Down Estimates)
Mengestimasi
biaya proyek berdasarkan biaya aktual dari proyek sebelumnya yang dianggap “mirip” dengan proyek yang
akan dikerjakan
·
Bottom Up Estimates
Estimasi
berdasarkan setiap paket kerja terkecil dan menjumlahkan seluruhnya
hingga diperoleh biaya total dari sebuah proyek
·
Parametric Modeling
Estimasi
biaya proyek dilakukan dengan memanfaatkan karakteristik proyek sebagai
parameter dalam model matematika.
4.
Prinsip dasar dari Cost Management
Ada empat prinsip untuk menyelaraskan manajemen biaya dan pertumbuhan
baris paling atas:
Prinsip pertama
- Gunakan
target penjualan yang ambisius dan pertumbuhan laba untuk memotivasi kebutuhan,
dan komitmen untuk, pertumbuhan berorientasi manajemen biaya.
Kebanyakan perusahaan tidak melihat manajemen biaya sebagai terkait dengan strategi perusahaan, atau sebagai platform untuk pertumbuhan. Misalnya sebuah perusahaan dengan pertumbuhan pendapatan yang solid sejarah tetapi dengan hanya sederhana pertumbuhan penjualan membutuhkan perubahan dalam kinerja, ini dapat dicapai dengan menetapkan menantang atas-dan bawah-line target sehingga perusahaan perlu biaya memotong dan meningkatkan penjualan untuk mencapai penghasilan yang diinginkan pertumbuhan. Jika pesaing mereka memiliki basis biaya yang lebih efisien mereka akan mencapai tingkat yang sama dari profitabilitas, tetapi juga akan dapat berinvestasi lebih banyak dalam pemasaran dan inovasi. Akhirnya konsisten di bawah investasi dalam pertumbuhan dibandingkan dengan pesaing dan mempertahankan daripada menurunkan biaya operasi akan mengakibatkan batas atas garis pertumbuhan dan erosi dari posisi bisnis dari waktu ke waktu.
Kebanyakan perusahaan tidak melihat manajemen biaya sebagai terkait dengan strategi perusahaan, atau sebagai platform untuk pertumbuhan. Misalnya sebuah perusahaan dengan pertumbuhan pendapatan yang solid sejarah tetapi dengan hanya sederhana pertumbuhan penjualan membutuhkan perubahan dalam kinerja, ini dapat dicapai dengan menetapkan menantang atas-dan bawah-line target sehingga perusahaan perlu biaya memotong dan meningkatkan penjualan untuk mencapai penghasilan yang diinginkan pertumbuhan. Jika pesaing mereka memiliki basis biaya yang lebih efisien mereka akan mencapai tingkat yang sama dari profitabilitas, tetapi juga akan dapat berinvestasi lebih banyak dalam pemasaran dan inovasi. Akhirnya konsisten di bawah investasi dalam pertumbuhan dibandingkan dengan pesaing dan mempertahankan daripada menurunkan biaya operasi akan mengakibatkan batas atas garis pertumbuhan dan erosi dari posisi bisnis dari waktu ke waktu.
Prinsip Dua
- Penjahit pengurangan biaya target ke posisi biaya yang ada dan strategi
bisnis masing-masing.
Hal ini memerlukan target pertumbuhan untuk manajer di seluruh perusahaan untuk mencerminkan karakteristik bisnis yang, ini akan mempengaruhi berapa persen dari pendapatan yang meningkat akan datang dari pemotongan biaya dan apa yang dari atas-garis pertumbuhan di bisnis yang berbeda.
Hal ini memerlukan target pertumbuhan untuk manajer di seluruh perusahaan untuk mencerminkan karakteristik bisnis yang, ini akan mempengaruhi berapa persen dari pendapatan yang meningkat akan datang dari pemotongan biaya dan apa yang dari atas-garis pertumbuhan di bisnis yang berbeda.
Selain
target pertumbuhan pendapatan yang ditetapkan oleh manager senior yang tiga
faktor lain harus diperhitungkan ketika menetapkan target pengurangan biaya
untuk bisnis apapun, mereka harus seimbang, dan tidak harus didahulukan:
- Bagaimana tingkat biaya
dibandingkan dengan orang-orang dari bisnis lain di perusahaan
- Bagaimana tingkat biaya dibandingkan dengan orang-orang untuk pesaing
-
Bagaimana tingkat biaya akan diperlukan untuk mendukung tingkat pertumbuhan
diproyeksikan dan memastikan bahwa bisnis tersebut tidak 'keluar-investasi'
pada pertumbuhan dengan pesaing
Prinsip Tiga
Membedakan
antara 'baik' dan 'buruk' biaya. Bagian yang
paling penting dari pendekatan manajemen yang berorientasi pertumbuhan
biaya dimulai setelah penghasilan dan biaya-pengurangan target telah
ditetapkan. Tantangannya adalah untuk mengurangi biaya tetapi tidak
kehilangan kemampuan kritis yang menjaga daya saing. Misalnya dengan
menilai seluruh biaya penjualan, umum dan daerah administrasi dari inisiatif
bisnis pemotongan biaya dapat membawa biaya bisnis sejalan dengan para pesaing,
dan menciptakan dana untuk re-investasi dalam pertumbuhan.
Prinsip keempat
Membuat
kondisi yang tepat untuk manajemen biaya yang berkelanjutan.
Membuat perubahan proses manajemen, organisasi dan kemampuan sering merupakan prasyarat untuk manajemen biaya terus menerus. Hal ini dapat dicapai dengan memperbaiki cara pelaporan keuangan dilakukan pada daerah biaya bisnis yang spesifik masing-masing, dan memastikan bahwa pemotongan biaya di satu area tidak akan menaikkan biaya di negara lain. Juga dengan berbagi dan mengkoordinasikan praktek bisnis terbaik dari masing-masing dalam perusahaan seluruh kelompok akan mendapatkan keuntungan dari setiap pengalaman orang lain.
Membuat perubahan proses manajemen, organisasi dan kemampuan sering merupakan prasyarat untuk manajemen biaya terus menerus. Hal ini dapat dicapai dengan memperbaiki cara pelaporan keuangan dilakukan pada daerah biaya bisnis yang spesifik masing-masing, dan memastikan bahwa pemotongan biaya di satu area tidak akan menaikkan biaya di negara lain. Juga dengan berbagi dan mengkoordinasikan praktek bisnis terbaik dari masing-masing dalam perusahaan seluruh kelompok akan mendapatkan keuntungan dari setiap pengalaman orang lain.
5.
Rencana sumber daya
Perencanaan
sumber daya manusia adalah proses analisis dan identifikasi yang dilakukan
organisasi terhadap kebutuhan akan sumber daya manusia, sehingga organisasi
tersebut dapat menentukan langkah yang harus diambil guna mencapai tujuannya.
Selain itu, pentingnya diadakan perencanaan sumber daya manusia ialah
organisasi akan memiliki gambaran yang jelas akan masa depan, serta mampu
mengantisipasi kekurangan kualitas tenaga kerja yang diperlukan.
Syarat perencanaan sumber daya
Terdapat beberapa syarat untuk membuat sebuah
perencanaan SDM yang baik, yakni:
a. Harus mengetahui secara jelas masalah yang
direncanakannya.
b. Harus mengumpulkan dan menganalisis informasi
tentang SDM dalam organisasi tersebut secara lengkap.
c. Mempunyai pengalaman luas tentang analisis pekerjaan
(job analysis), kondisi organisasi, dan persediaan SDM.
d. Harus mampu membaca situasi SDM saat ini dan masa
mendatang.
e. Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi
masa depan.
f. Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan
pemerintah, khususnya yang menyangkut tenaga kerja.
Langkah-langkah
perencanaan sumber daya
Untuk sebuah perecanaan SDM yang baik, diperlukan
tahapan-tahapan atau langkah dasar yang harus ditempuh:
a. Mampu menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas
SDM.
b. Mengumpulkan data dan informasi yang lengkap
mengenai SDM.
c. Mengelompokkan data dan informasi tersebut, kemudian
menganalisisnya.
d. Menetapkan beberapa alternatif yang kira-kira sanggup ditempuh.
e. Memilih alternatif terbaik dari berbagai alternatif
yang ada.
f. Menginformasikan rencana terpilih kepada para
karyawan agar direalisasikan.
6.
Estimasi Biaya, Jenis-jenisnya dan Alat serta
Tekniknya
Mengembangkan perkiraan atau
estimasi biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek.
Dalam sebuah estimasi biaya terdapat identifikasi dan pertimbangan dalam
memperkirakan beberapa alternatif biaya untuk memulai dan menyelesaikan proyek.
Jumlah biaya yang akan dikeluarkan dan risiko harus dapat dipertimbangkan,
misalnya seperti membuat keputusan untuk membeli suatu barang atau hanya
menyewanya saja untuk keperluan proyek, berbagi sumber daya dalam rangka
mengoptimalkan biaya dalam proyek. Biaya yang disusun akan
memperhitungkan keseluruhan sumber daya yang dibutuhkan dalam sebuah proyek,
termasuk tenaga kerja, material, peralatan, jasa, dan fasilitas dan beberapa
kategori spesial seperti faktor inflasi atau biaya contingency. Estimasi biaya
merupakan penilaian kuantitatif yang mendekati untuk kebutuhan sumber daya
dalam proyek. Alat dan teknik dasar untuk perkiraan biaya: Analog atau
perkiraan top-down: menggunakan biaya yang sebenarnya dari sebuah proyek,
sebelumnya sama sebagai dasar untuk memperkirakan biaya proyek ini.
7. CONSTRUCTIVE COST MODEL ( COCOMO )
COCOMO merupakan
singkatan dari Constructive Cost Model yaitu algortima model estimasi biaya
perangkat lunak yang dikembangkan dan diterbitkan oleh Barry Boehm. Cocomo
merupakan sebuah model model untuk memperkirakan usaha, biaya dan jadwal
untuk proyek-proyek perangkat lunak.
COCOMO merupakan model terbuka sehingga
semua detail dapat dipublikasi, termasuk :
·
Dasar persamaan
perkiraan biaya
·
Setiap asumsi
yang dibuat dalam model
·
Setiap definisi
·
Biaya yang
disertakan dalam perkiraan dinyatakan secara eksplisit
a.
Model COCOMO
Dasar
Model COCOMO dapat
diaplikasikan dalam tiga tingkatan kelas meliputi :
·
Proyek organik
(organic mode) Adalah proyek dengan ukuran relatif kecil, dengan anggota tim
yang sudah berpengalaman, dan mampu bekerja pada permintaan yang relatif
fleksibel.
·
Proyek sedang
(semi-detached mode) Merupakan proyek yang memiliki ukuran dan tingkat
kerumitan yang sedang, dan tiap anggota tim memiliki tingkat keahlian yang
berbeda.
·
Proyek
terintegrasi (embedded mode) Proyek yang dibangun dengan spesifikasi dan
operasi yang ketat.
b.
Model COCOMO
Lanjut (Intermediate COCOMO)
Pengembangan model
COCOMO adalah dengan menambahkan atribut yang dapat menentukan jumlah biaya dan
tenaga dalam pengembangan perangkat lunak, yang dijabarkan dalam kategori dan
subkatagori sebagai berikut:
1. Atribut produk (product
attributes)
-
Reliabilitas perangkat lunak yang
diperlukan (RELY)
-
Ukuran basis data aplikasi (DATA)
-
Kompleksitas produk (CPLX)
2.
Atribut perangkat keras (computer
attributes)
- Waktu eksekusi program ketika dijalankan (TIME)
- Memori yang dipakai (STOR)
- Kecepatan mesin virtual (VIRT)
- Waktu yang diperlukan untuk mengeksekusi perintah
(TURN)
3. Atribut sumber daya
manusia (personnel attributes)
- Kemampuan analisis (ACAP)
- Kemampuan ahli perangkat lunak (PCAP)
- Pengalaman membuat aplikasi (AEXP)
- Pengalaman penggunaan mesin virtual (VEXP)
- Pengalaman dalam menggunakan bahasa pemrograman
(LEXP)
4. Atribut proyek
(project attributes)
- Penggunaan sistem pemrograman modern(MODP)
- Penggunaan perangkat lunak (TOOL)
-
Jadwal pengembangan yang diperlukan
(SCED)
c. COCOMO Detil (Detailed COCOMO)
Detil COCOMO
menggabungkan semua karakteristik versi intermediate dengan penilaian dampak
cost driver di setiap langkah (analisis, desain, dll) dari proses rekayasa
perangkat lunak 1. model rinci kegunaan yang berbeda upaya pengali untuk setiap
driver biaya atribut tersebut Sensitif pengganda Tahap upaya masing-masing
untuk menentukan jumlah usaha yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tahap.
Pada COCOMO detail,
upaya dihitung sebagai fungsi dari ukuran program dan satu set driver biaya
yang diberikan sesuai dengan tiap tahap siklus hidup rekayasa perangkat lunak.
Fase yang digunakan dalam COCOMO detail, perencanaan kebutuhan dan perancangan
perangkat lunak, perancangan detil, kode dan menguji unit, dan pengujian
integrasi.
8.
Jenis Masalah Dengan Estimasi Biaya IT
Membuat estimasi untuk proyek perangkat lunak yang besar merupakan
pekerjaan yang cukup besar, mengingat bahwa
estimasi biaya dilakukan pada berbagai level proyek. Banyak orang
melakukan estimasi dengan sedikit pengalaman akan pekerjaan yang berkaitan. Solusinya
adalah cobalah untuk melakukan berbagai pelatihan dan mentoring. Setiap orang
memiliki bias masing-masing akan estimasi. Solusinya berikan
pertanyaan-pertanyaan kritis yang meyakinkan bahwa estimasi tidak bias. Manajemen
menginginkan sejumlah tawaran,bukan estimasi sebenarnya. Manajer Proyek
harus bisa bernegosiasi dengan sponsor proyek agar dapat membuat estimasi biaya
yang realistis.
9. Tahapan Biaya Manajemen Proyek
Terdapat 3
tahapan dalam biaya manajemen proyek
yaitu:
·
Cost estimating
Cost estimating melibatkan pengembangan suatu perkiraan atau estimasi biaya
dari resource yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek. Project manager
harus menentukan estimasi biaya dengan teliti jika ingin menylesaikan proyek
dengan batasan biaya yang ada. Salah satu hasil penting dari project cost
management adalah suatu cost estimate. Secara normal project manajer
mempersiapkan beberapa tipe dari cost estimate untuk banyak proyek. Ada tiga
tipe cost estimating, yaitu : Rough order magnitude (ROM) estimate, Budgetary
estimate, dan Definitive estimate. Cost management plan adalah suatu dokumen
yang menggambarkan bagaimana organisasi akan mengatur perbedaan biaya dalam
proyek.
·
Cost budgeting
Cost budgeting melibatkan pengalokasian estimasi biaya untuk pekerjaan
perorangan dalam setiap waktu. Pekerjaan tersebut didasari pada WBS proyek yang
dikerjakan. Tujuan utama dari cost budgeting adalah untuk menghasilkan suatu
cost baseline untuk memastikan performa proyek dan kebutuhan proyek. Suatu cost
baseline adlah suatu tahapan waktu dari budget yang digunakan oleh project
manager untuk memastikan dan memantau penggunaan biaya. Cost budgeting juga
menyediakan informasi untuk pembiayaan kebutuhan.
·
Cost control
Project cost control termasuk memantau penggunaan biaya, dan memastikan
hanya perubahan proyek yang sesuai yang dimasukkan dalam suatu cost baseline
yang telah ditinjau kembali dan menginformasikan stakeholder mengenai perubahan
proyek yang disahkan yang akan mempengaruhi biaya. Cost baseline, performace
report, perubahan yang diinginkan, dan pembiayaan kebutuhan proyek merupakan
input untuk proses cost control.
10.
Project Portfolio Management
Manajemen portofolio proyek
adalah fenomena yang kompleks dalam manajemen portofolio sebagai suatu konsep
baru dari ilmu manajemen. Proyek-proyek yang terlalu membatasi penggunaan
sumber daya tanpa perhitungan yang matang dapat berisiko terhadap harapan
keberhasilan sebuah proyek. Kepemimpinan yang kuat diperlukan untuk mengatasi
hambatan, memfasilitasi proses baru, dan membuat manajemen portofolio proyek
dengan tepat. Untuk itu diperlukan pengetahuan dan pemahaman akan pentingya
manajemen portofolio proyek khususnya dalam proyek. Penelitian membahas uraian
manajemen portofolio proyek teknologi informasi, model manajemen portofolio,
permasalahan dan keuntungan implementasi portofolio proyek. Hasil penelitian
menjelaskan beberapa metode dalam menghitung sisi keekonomian proyek dan
langkah-langkah dalam menentukan penentuan prioritas proyek berdasar constraint
yang ditentukan pada sebuah proyek.
11.
Penggunaan Software dalam membantu memanajemen
Software manajemen
proyek meliputi banyak jenis software, termasuk perencanaan, kontrol biaya dan manajemen
anggaran, alokasi sumber daya, software kerjasama, komunikasi, manajemen kualitas dan dokumentasi atau sistem administrasi, yang
biasanya menghadapi kesulitan atau kerumitan saat berhadapan dengan proyek-proyek besar. Salah satu software manajemen proyek
yang cukup terkenal dan gratis saat ini adalah GanttProject.
DAFTAR
PUSTAKA
